Prozessoptimierung und Dokumentenmanagement mit Struktur
Historisch gewachsene Abläufe aus E-Mail, Papier und ERP führen oft zu Medienbrüchen, Fehlern und Compliance-Risiken. Doch das Ziel ist nicht nur das “papierlose Büro”, sondern ein durchgängiger, digitaler Prozess, der Ihre Teams entlastet.
Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Dokumenten- und Informationsprozesse Ende-zu-Ende zu analysieren und nachhaltig zu digitalisieren. Als herstellerunabhängige Beratung verkaufen wir Ihnen keine Lizenzen, sondern entwickeln eine Lösung, die fachlich passt, wirtschaftlich sinnvoll ist und von Ihren Mitarbeitern im Alltag gelebt wird.
Unsere Schwerpunkte entlang des Dokumenten-Lebenszyklus
- Posteingang: Intelligente Erfassung und Klassifizierung.
- Verarbeitung: Automatisierte Workflows und effiziente Fachverfahren.
- Freigabe: Digitale Prüfung und rechtssichere Signatur.
- Archivierung & Recherche: GoBD-konforme Ablage und schnelles Wiederfinden.
Prozessoptimierung
Wann Prozessoptimierung sinnvoll ist
Eine Optimierung Ihrer Dokumentenprozesse lohnt sich besonders, wenn Sie eines oder mehrere dieser Symptome erkennen:
- Dokumente werden mehrfach erfasst oder manuell nachbearbeitet.
- Medienbrüche zwischen Papier, E-Mail, Dateiablagen und Systemen.
- Lange Durchlaufzeiten, „Liegezeiten” und unklare Zuständigkeiten.
- Hoher Abstimmungsaufwand (Rückfragen, Versionen, fehlende Transparenz).
- Revisionssicherheit, Nachvollziehbarkeit oder Berechtigungskonzepte sind unklar.
- Digitalisierungsinitiativen liefern keine messbaren Effekte.
In diesen Fällen sorgen strukturierte Prozesse und ein durchdachtes Dokumentenmanagement für spürbare Entlastung.
Zusatzleistung
Auf Wunsch erstellen wir die vollständige GoBD-Verfahrensdokumentation, damit Ihre digitalen Prozesse dauerhaft prüfungssicher dokumentiert sind.
Die SOLEVO-Lösung für Ihr Dokumentenmanagement
Unser Ansatz: ganzheitlich, praxisnah, umsetzbar
Vom Dokumenteneingang bis zur revisionssicheren Ablage betrachten wir Dokumentenmanagement nicht isoliert, sondern als Bestandteil Ihrer Geschäftsprozesse. Dabei arbeiten wir in klaren, nachvollziehbaren Schritten nach bewährten Methoden des Prozessmanagements (BPM).
Wir erfassen die dokumentenbasierten Abläufe strukturiert über Workshops und Interviews. Das Ergebnis ist ein klares IST-Bild inklusive Pain Points:
- Prozesslandkarte: Wer macht was, womit und warum?
- Schwachstellen-Analyse: Wo bremsen Medienbrüche oder Doppelarbeiten den Fluss?
- Compliance-Check: Erfüllen die aktuellen Abläufe alle rechtlichen Vorgaben? (z.B. TR-Resiscan)
Auf Basis unserer Analyse entwickeln wir realistische Soll-Prozesse:
- Medienbruchfreie Workflows und klare Rollenverteilung.
- Gezielte Automatisierung von Wiederholaufgaben.
- Roadmap-Planung: Wir definieren „Quick Wins“ für schnelle Erfolge und eine langfristig tragfähige Struktur.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist das Fundament für verlässliche Prozesse:
- Revisionssichere Archivierung mit lückenlosem Audit Trail.
- Einheitliche Ablagestrukturen für sekundenbewusste Recherche.
- Vom Archiv zum Workflow: Wir verwandeln Ihre Ablage in einen steuerbaren Prozess – von der Erfassung bis zur Löschfrist.
- Spezialfall Öffentlicher Sektor: Wir begleiten Sie auf dem Weg zur E-Akte (strukturierte Vorgänge, volle Revisionssicherheit).
Wir helfen Ihnen bei der Auswahl der passenden Software – objektiv und ohne Verkaufsinteresse:
- Anforderungsprofil: Was muss das Tool fachlich und technisch wirklich leisten?
- Markt-Abgleich: Welche Plattform (DMS, E-Rechnung, Signatur) passt zu Ihrer Architektur?
- Entscheidungshilfe: Wir liefern Ihnen den neutralen Vergleich und die Shortlist für Ihre Investition.
Automatisierung und KI
Automatisierung & KI: dort einsetzen, wo sie wirklich entlastet
Anstatt auf maximale Technik setzen wir auf gezielte Automatisierung, die spürbare Entlastung schafft:
- Automatisierte Erfassung: Klassifizierung, Datenextraktion, Validierung
- Intelligente Prüfung: Automatischer Abgleich von Pflichtfeldern und Plausibilitäten
- Beschleunigung: Kürzere Durchlaufzeiten durch automatisierte Zuweisung
Ergebnis unserer Arbeit
Ihr Nutzen auf einen Blick:
- Zeitgewinn: Kürzere Durchlaufzeiten und weniger manuelle Nacharbeit
- Sicherheit: Volle Compliance und Revisionssicherheit (GoBD-konform)
- Klarheit: Dokumentierte Prozesse und eindeutige Verantwortlichkeiten
Was Sie konkret von uns erhalten:
- Auditfähige Dokumentation: IST/SOLL-Prozesse als Basis für die Arbeit
- Priorisierter Maßnahmenplan: Roadmap mit Fokus auf schnelle Effekte
- Neutrale Entscheidungsvorlage: Herstellerunabhängige Software-Empfehlung
- Umsetzungsplan: Fahrplan inklusive Change-Empfehlungen für Ihre Mitarbeiter
Warum Solevo?
Fokus auf das Ergebnis
Wir orientieren uns an Ihrem Business Case, nicht an Lizenz-Modellen.
Ende-zu-Ende gedacht
Wir betrachten die gesamte Kette inklusive Schnittstellen zum ERP.
Praxisnah umgesetzt
Wir entwickeln Lösungen, die Ihre Mitarbeiter im Alltag wirklich nutzen können.
Häufige Fragen (FAQ)
Der Wechsel zwischen Papier, E-Mail und System, der Zeit kostet und Fehler provoziert.
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. Sie sind die rechtliche Basis für digitales Arbeiten.
Ein DMS verwaltet Dokumente; ein ECM-System steuert das gesamte Wissen und alle Informationen eines Unternehmens. Wir finden das für Sie passende Maß.
Die Garantie, dass Dokumente unveränderbar und nachvollziehbar archiviert sind.
